"Diamonds are forever - email comes close" zei June Kronholz; schrijfster voor onder andere the Wall Street Journal. Helaas heeft niet iedereen het geluk over een grote voorraad diamant te beschikken, maar een berg e-mails bezit iedereen. Ik snap dat je nu misschien denkt: 'ja, dus?'. Toch is het wel even goed om stil te staan bij het feit dat emails (en mailboxen in het algemeen) supervervuilend zijn. Tijd om op te ruimen dus! En wat extra leuk is: je krijgt er gegarandeerd meer rust en orde voor terug. Goh, is het nog heel zen ook!

Het begint bij je mailtje: je krijgt hem binnen, leest hem snel door en stopt hem dan in een mapje. Herkenbaar toch? Ik heb tientallen mapjes in mijn inbox, met onzinnige namen als 'Familie', 'Plannen uitje' of 'Bestellingen Bol.com'. En.. nee, ik kijk er nooit in. Terwijl ze wel ruimte innemen én plek op het internet. Dus.. so what? Ik heb mailtjes opgeslagen. Klopt. Mijn mailbox valt inderdaad ook nog mee, maar denk eens op het niveau van bedrijven? Dan wordt het bewaren van 'onzinnige' mail ineens een heel ander verhaal. Laat staan het gebruik van computers in het algemeen.

Een gemiddeld bedrijf heeft rond de 1000 computers en 100 servers. Deze servers staan op grote server farms die onwijs inefficiënt en energieslurpend zijn. Ze maken namelijk een kopie van álle mail, inclusief álle bijlagen, concepten en zelfs nieuwsbrieven. Dit zorgt ervoor dat 2% van al onze elektriciteit wordt gebruikt om de farms te laten draaien. Bizar toch? 

Oké, we weten allemaal dat bronnen van elektriciteit schaars kunnen zijn en de effecten hiervan op het milieu hoef ik dan waarschijnlijk ook niet uit te leggen. Maar laten we het nu eens over de kosten hebben... Het bedrijf met 1000 computers verspilt per jaar ongeveer $100.000 aan onnodige stand-bystand en het vergeten van het uitzetten van de computer! De server farms zijn goed voor een kleine $120.000 aan elektriciteit en koeling.

Even een mooi voorbeeld: als een gemiddeld bedrijf alle computers die niet worden gebruikt uit zou zetten, zou dit een besparing van $52K opleveren en zal de CO2uitstoot verminderd worden. Dit staat gelijk aan 64 minder auto's op de weg of het planten van 28.000 bomen. Let even op, dit geldt voor één bedrijf. Stel je voor dat iedereen dit zou doen. 

Poeh, deze cijfers hebben mij echt even een eye-opener gegeven. Maar nu is het tijd voor actie. Maar hoe?

Uit onderzoek blijkt dat 80% van de e-mail wordt ontvangen van bekenden. Hierbij kun je denken aan je collega's, universiteit, vrienden... noem het maar op. Als jij al deze mails van hen weggooit (of in ieder geval de niet-superbelangrijke exemplaren) kun je er vanuit gaan dat je altijd een back-up hebt: hun 'verzonden items' folder. Als je het weggooien toch een beetje eng vindt, kun je ook besluiten om ééns per halfjaar al je mails op een CD/USB te zetten en ze daarna allemaal weg te gooien. Definitief. Zo heb je altijd een back-up, mocht je toch die ene mail als garantiebewijs nodig hebben. 

De volgende stap: leer jezelf af dat je op een mail reageert met "ik kom hier morgen even op terug, oké?". Dat is namelijk behoorlijk zinloos. Ohja, en probeer om je e-mails allemaal zo kort mogelijk te houden, het liefst maximaal een halve pagina. 

Nu je toch lekker op dreef bent (ik wel in ieder geval!) kun je verder met het selecteren van je e-mail. Wat komt er eigenlijk binnen? Heb je je nooit uitgeschreven voor de nieuwsbrief van de toetjesfabrikant? Of die van de plaatselijke fietsenmaker waarvoor je je uit beleefdheid hebt ingeschreven? Dit is je kans. Door winacties en slimme marketing zijn we (on)bewust ingeschreven voor tientallen nieuwsbrieven die we nóóit lezen. Weg ermee! Dan worden ze ook niet gekopieerd op de server farm. Bespaart je bovendien ook nog eens heel veel tijd en irritatie.

Ik ben overtuigd, jij? Ga jij (een deel van) je inbox veranderen? Of zet je voortaan altijd je computer uit? Top, dan ben je een echte superheld.

Bron